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西北风云录 (二)

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西北风云录(二)

──在西北中文学校所经历的真实事件和感想

  以下文字记录了我针对学校今后面临的挑战和存在的个别具体问题,提出一些探讨和设想。
  另参见《西北风云录:第一部分》。

2.决策和发展

  当前西北中文学校的管理架构分为三个部分:董事会,校长,和家长教师联合会。按照自一九九八年九月三日起草的学校章程(详见于学校网站):
  ㈠董事会代表家长负责学校政策和长远规划,对学校及财产有控制权;董事会包括九名常任董事,其成员必须是来自于学校家长的非计酬志愿者,经至少五个家长成员提名,在每年五月第一个周六的全体成员大会上获得高票当选;任期两年,每年至少有四或五名成员改选,包括由三分之二董事会选入的补缺成员;常任董事中有一名董事长、一名副董事长、一名秘书、和一名财务,分别任期一年,要求于每年全体家长大会后在董事会内重选。
  ㈡校长由董事会任命,任期两年,全权负责日常行政管理和教学工作,同时也是董事会的特别成员之一,但没有表决权;校长决定教职员工的任免、去留和奖金,而校长的工资奖金由董事会决定;校长的其它职责还包括向董事会和学校家长大会提交年度报告和计划,每学期向董事会提供财政预算和上学期的财务结算,并在被批准的预算范围内直接管理财务事宜,学校支出费用由校长或董事长签字。
  ㈢家长联合会主席由家长选举产生。由于家长联合会是自发的志愿者组织,学校的章程上没有规定任何具体职责,仅指定其主席和校长一样是董事会的特别董事之一,也没有表决权。校章的其他部分主要涉及全校家长大会的程序、选举方式、遵循罗伯特议事规则、以及学校作为非营利非政治非宗教组织的性质,所有收入将本着非营利的目的用于学校运转。另外,二〇〇三年五月二十八日增补的一项修正案将常任董事任期改为三年,每年的换届董事人数改为三人。

  从以上对学校章程的介绍来看,西北中文具有很明显的集体办学的特点。章程上对成员的定义特别包括了所有的家庭和全体教职员工。章程的诸多条款对选举程序和家长大会给予具体的细节,并强调了董事和董事会职能的每年轮换,就是要鼓励更多的人了解并参与学校的事务。在分工上,校长被赋予日常行政和财务管理的全权,而作为家长代表和学校主人的董事会则关注政策的实施和长久目标,同时由“家长联合会”起着辅助的作用。当然,由于学校规模的扩大,和近十年以前起草章程时相比,家长的人数早已成倍地增长,学校的业务和管理变得极其繁杂。因此,董事会、校长和家长联合会三个部分的职责、工作量、和操作模式都发生了巨大的变化。
  几年前在我还教课的时候,学生人数可能还不到目前人数的一半。那时校长加上两三名专职的行政人员在周六已经是忙得分秒必争。梁校长和黄校长都是利用平时的晚上办公的。我曾多次在很晚的时间和她们在电话上交谈教学工作上的问题。所幸随着家长的积极参与,家长联合会的力量得到了极大的加强。给我印象至深的,每周六我开车进入校园时,各个路口都能看见家长在维护秩序;每年家长联合会都有聚会,一方面感谢老师和家长的辛苦,一方面筹划学校的各种文体活动。当时我认识的几位家长后来都兼任过学校的董事。可是,与学校的繁忙相比,董事会本身的工作却显得比较平淡。学校里的家长和老师甚至传言“董事会什么事都不干”。对此,有段时间一些家长还提出“校长抓行政、董事会管校长、家长联合会监督董事会”的模式。
  确实,学校应该肯定规章制度和监督机制的设立,这在现代民主社会是必要的程序,也是我们的校章纳入罗伯特议事规则的依据之一。同时,大家还应该意识到一种体制的管理,不完全在于监督的形式,还要有衡量的指标和对象,特别是这些因素会随着环境的发展而变化。从日常的管理而言,董事、家长、甚至教职员工并不可能全面了解学校的每项具体法规,大多数人仅以通用的道德规范和平衡的权益为出发点来认知和决策,因为我们相信任何可行的制度都必须符合常理。所以管理者要有全局在胸,时刻把握章程的尺度,在严格遵循规范的同时还要照顾各方面的利益并放眼于未来的发展。那么学校管理上真实的情况和矛盾是什么呢?

  如果用通俗的话来解释目前西北中文学校的状况,那就是:“董事会的权力大,行政管理的责任重,家长联合会的工作难”。董事会是家长的代表,在企业中处于法人的地位,对学校的财务和发展方向有最终决策权。校长及其管理队伍对日常行政的权力则是由繁重的责任赋予的──西北中文这么大的局面,如果没有事权统一,难以想象学校可以平稳地运作。而家长联合会,因学校的非营利性质加上本地中小学教育机构的传统,使全校除了教学管理以外的诸多活动都寄望于志愿者们的参与和劳动,但在管理上却不具备任何职能,按家长的话说就是和校长及老师一样都是“干活的”,还不拿工资,否则就不是志愿者了。这三者中只有教职员工是“拿钱的”,只有家长联合会是“没权的”,也只有董事会如大多数人抱怨的那样是“没事儿的”。
  当然,董事会并不是真的“没事儿”。在管理中除了以代表家长的利益为主,董事会还要对宏观进行调控。如果董事成员和其他家长一样仅仅参与家长联合会的工作,而缺乏长远的计划和目标,就失去了其原本的意义,也辜负了全校的期望;另一方面,如果过多地参与具体的管理,就和校长的职责产生交叉,演变成对日常行政的干扰,销弱教职员工的自主性和积极性。所以董事会应该着眼全局,掌握动态又了解各方面的利益,支持并放手管理。但这个“举重若轻”的“度”却是最难把握的。因为这意味着董事会在放手给专职行政人员的同时,要比任何一个家长花费更多的时间更深入地参与学校的工作,并从高层面上理解学校的发展趋势。如果大多数的董事给人以高高居上的神秘感,可又不能为学校的蓝图作出贡献,自然会丧失群众的信任,也无法合理地代表家长的利益。
  校长的行政职能和家长的自发参与本是西北中文学校发展至今的两个最重要的相互依赖的并行组成。由于校长的特殊位置,其对全局的认识有时反倒有可能比董事会更清晰。加上和志愿者相比,接受学校工资的教职员工肩负更大的责任和压力,还有明确的职业规范约束,因此在业绩上表现突出。特别是遇到家长联合会的支持不连续时,许多重担骤然转加到行政方面,但校长通过全体教职员工管理学校的力量也随之得到加强。也正是这种不平衡,使得对各方评价指标发生变化,造成管理上的矛盾:或者家长失去积极性,或者校长功高而独断专行,或者董事会的指导方针和实际情况发生偏差。几任校长包括我的任期内,这样的矛盾或多或少时有发生,我认为这是学校的发展中不可避免的现象。但是如果得不到全校的重视和一定程度的解决,学校必然会在未来走入停滞甚至倒退。

  最初上任开始熟悉学校的情况时,董事会对我和学校的支持是很大的。我能体会董事们殷切希望我的管理有别于前任,为学校带来一些新的想法。以我的性格和特长,把这份管理工作做到最好是自己的天职。我反复提醒自己一定注重和董事会的关系,避免重演任何对学校不利的影响。不过,当我得知董事会花了两千美元请律师寄给前任校长一封警告信时,真是惊呆了。难道这里打官司是家常便饭吗?以我在职场上的阅历,没做过校长也能理解这份差事的难度,而且没有功劳也有苦劳,多深的矛盾也不至于走到这一步吧?再说如果是校长任内的事情,什么问题不能解决要等到这个时候,非但是董事会的失职,还给大家一种人走茶凉的感觉。如果是针对离职以后的事,除非已经给学校造成了损失,否则不是也显得偌大个学校没什么度量吗?
  接下来,董事会又从外面请来会计说要查以前的帐。我们学校创立十年,过去从未接受过正规的审计。最初说这次计划一并把十年的帐目都审核一遍。对此我倒没什么意见,自然希望接手一个没有疑问的财务。唯一有点担心的就是怕时间拖得太长,这个会计要价不菲。一两个星期的时间内,董事长、财务董事和我一起和会计见了面,全体董事会也和会计专门坐下来开会,了解审计的程序。那段时期大家都额外花了不少时间,主要是统一思想,讨论这次审计的必要性。我个人有会计的工作背景,读企管硕士时也学了和公司财务有关的课程,所以挺有兴趣向会计多请教些问题。这位会计谈了一些案例和他的业绩,还强调不必追溯十年的账目。可按照他每小时上百块的报酬,这次也需要一万五美金,但以后每年审计一次就简单了,只要花很小的费用(不超过五千元)。
  最后大家算是一致同意了进行这次审计,并由我责成学校自己的会计和出纳准备材料。又忙了一阵,等审计结果出来的时候,所有董事再次和这位会计开会听取其为学校财务的建议。看完了审计报告,我真的是别提有多纳闷了。说实话,我没经历过正规的审计,但基本概念还是有的,学校里又学过案例。一般人都能理解审计的含义。我们的初衷是要找到账目中的疑问,并非做一般性的总结。可从眼前这份报告,我什么也没看出来,因为其数据就是我们自己会计每年的报告,只不过格式变换了一些。当然,我们自己的会计每年要为学校申报财税,在账面上不会有问题,但因为那是每年的常规报告,和独立的审计不一定有紧密的对照,所以我们才要从公正性的角度外请会计来理清脉络。然而,这份出台的审计报告,其简洁程度和我在课堂上的作业没有多大区别。
  在会上,我们得到的唯一实质建议就是:所有的教职员工都不是合同工,学校必须按正式雇员向税务局缴纳社会安全保险。这和我们的审计目的没什么联系,但我还是支持这个做法的。学校要在各个方面逐步走向正规化,其中重要的一步就是保障员工的利益并逐步提高待遇;尽管这也意味着学校的支出和财务工作量的增加,而且要从教职员工原本微薄的工资中多扣除一些项目。后来我考虑可能这里的审计就是这个样子。好在账目上没出差错,虽然没什么新意,这个会计也算是好心地点出一些不足之处。至于合同工或正式工的问题,只要对大家有利,学校早晚会实行。我心里又想,以学校的财力,这样的审计真是太奢侈了。会后,我在董事会上详尽地表达了自己的观点,并对这次审计的实质工作量和结果存疑。我固然没有表决权,但经过咨询其他一些有经验的人士,还是提请董事会不应该再把学校有限的资金花费在类似的审计上。
  有意思的是,过了年不久,这位会计就开始给学校发来电子邮件提醒下一年的审计又该开始了。我心里真是有些不满意:要赚钱的事就盯得这么紧?提前好几个月就开始联络?我还没回复他,董事长就打电话说让我叫会计和出纳准备审计的事情。我自然据理力争,提出自己的观点,反对和这个会计签约。但这时董事长竟然对我说早已和此人签过合同了,每年都由他给学校审计。我一听就糊涂了,这合同什么时候签的?副本在哪里?作为特别董事,又是学校财务委员会的一员,我怎么一点都不知道?而且自我潜心学校的管理以来,真是深深地体会了所有教职员工的不易,待遇低一样辛辛苦苦地工作。许多老师都能体谅行政管理的苦衷,在各个环节上包括复印和文具用品等一点一滴地节省。由于书本免费和上税等支出的增加,一个学期下来也就和预算持平。现在一次没什么结果的审计就要成千上万,任谁心里也不会觉得平衡呀。
  但我这些意见都只当白说了。没有经过任何会议和讨论,董事长只是坚持这是已经决定了的事。再说下去,我心里就明白了:自己一心惦记着支出费用的事,却忘了这次审计是针对我工作的这个学年的!利害冲突,我有什么资格说应该怎么审计啊?又一想,上次董事会讨论时决定审计使用学校的存款,不记入学校的运作费用。这是原来学校攒下的钱,虽然有限的一点资金不应该用于这种坐吃山空的方法,但这是全体家长和董事会的财产,我也没什么可讲的了。说到底,这钱不属于个人花起来就很容易似的。试想一个家庭如果有十万的年收入,就算是为了省事或保证不出差错,难道会花五千请个会计来报税吗?我不反对审计或正规的财务程序,但任何家庭或企业都要量财而行啊!没有钱,难道要借债吗?最起码应该“货比三家”吧?这学校的钱也太容易花了吧?
  又是紧赶慢赶的一番准备,按要求学校的会计和出纳把材料都收集好交给这位审计专家。结果肯定是“有惊无险”,给学校不疼不痒地提出一些建议,否则好像对不起我们似的。看了他的报告,我琢磨着,咱们还办什么中文学校啊,开个会计班得了,那钱多好挣呀。再等到账单一来,我可真正是出离愤怒了:又是一万五千美金!“是可忍,孰不可忍”。到目前为止,我连个合同的影子都没看见,这发票开得比什么都快!就算是花学校的存款,我们有几个“一万五”能这么象打水漂一样往外送?这一次,连新上任负责财务的董事都开始不满意了。经过交涉,最后的费用是一万美金。我心想这还带讨价还价的?说好不超过五千,最后要一万,两年共两万五。这是哪里来的会计,也太不靠谱了吧?哪有专业素质呀?再这么审计下去,恐怕这件事本身就要受到“审计”了!
  在后来的董事会上,我又把这件事情提了出来。这一次,我同时强调了不管审计工作应该不应该做,或者目前的审计是否合理,这么大的一件事情,还涉及到了这么多的资金,我们有责任向全体家长通报。结果,董事长以保密为由拒绝了我的提议。至此,我已经无话可说了。如果说学校董事会一直给多数家长和老师以神神秘秘、高高在上的感觉,那么这件事就是一个最好的例子。类似的事情还有好几件。比如董事长一再推动办课余学校,并希望能在其任内完成。这想法原本无可厚非,可是从计划到寻找校址、资金来源、以后利润分配等等,一不通过董事会共同决议,二不和家长打招呼。包括租用校舍的计划,未经公开招标就私下里交给董事会中一位做地产生意的董事。这和公平竞争的原则都是严重冲突的。作为家长的代表,有什么事不可告人?否则董事会怎能代表家长?

  审计事件告一段落了。但这也暴露了学校在管理上的不协调。我宁可相信董事会的愿望是好的,希望学校朝正规化方向发展。可这种理财的观念是不是有些脱离现实呢?我一再提醒家长们应该体谅老师的辛苦,不仅是尊师重教,还因为我们的教职员工虽然是拿了工资,可学校所付一点点报酬真的是和对老师的要求及她们所花的心血不成正比的。作为管理者,我一向严格要求员工提供最好的服务,自己心里却是有愧的。逢年过节,学校拿不出什么像样的礼品给老师;中秋佳节,学校预算中的余钱连给每位老师买一块月饼的钱都不够。是的,董事会和家长联合会的成员都是不取报酬的志愿者。从这种意义上说,缴纳学费保证学校目前唯一收入的家长的确是学校的主人。但我们也应该认识到家长同时也是全体教职员工辛勤劳动的受益者。否则谈什么共同办学呢?
  以现在中文学校的市场趋势,如果这里的老师都可以凭经验找到更好的待遇,或开办自己的学校,那西北中文用什么来吸引专业人才继续保持学校的发展?董事长曾不只一次向我提及,和前任校长相比,目前每个学期学校都没有多余的收入。对此我真是不知从何谈起。首先,每学年仅课本免费一项学校就要多支出九千美金,这项改革和为教职员工上保险所增加的开销一样都是董事会共同作出的决定。其次,我们的学费多年都是平价,而其他各项费用却不断上升;这其中因为我与所租学校的关系和谈判的结果,教室的费用仅提高了百分之五;而教师工资的涨幅虽有超过百分之十,但却是从极低的基数开始的,否则按实际工作小时算恐怕连最低工资的标准都达不到。尤其是副科的老师,李群副校长花费了大量的时间就是为了找到能接受学校的工资水平又能保证教学质量的老师。只要比较过去学校的净收入,就可以一目了然现在没有盈余的原因。
  而且我出任校长一职,是本着解决困难,变革学校的运作模式,为今后的发展打下坚实的基础。如果仅在一年半中,我能即保持升学增长率,又能在支出上涨的情况下为学校创造出利润,那对自己的能力是太高估了。事实上最后这一个学期,在大家的努力下,学校已经开始盈余了。如果依照既定的策略,尽量放手给林玮琦和李群两位副校长,那么校长和董事会就可以专注于开发外资,彻底解决学校的财务困境。所以,我希望全体家长和董事会把眼光放远,对学校的良性发展有更足的信心。反之,只顾眼前的细节,特别是有人提出要裁减老师的工资或取消奖金等等都只能是倒行逆施。这样做即使能省下来几个钱,等于是不尊重教师,把全体教职员工放在弱势群体中,用更不公平的手法索取她们的劳动。
  我已经提到过,有董事会代表家长监督学校的管理是正确的。但衡量的标准必须要公正,一定要审时度势。再以学校的会计李樱卿为例,她和许多家长或老师一样,因为有孩子在西北中文上学,和学校很有感情──即使(孩子早已经毕业了,)她本人搬家去了加州,一直还在为学校工作。同样是会计工作,学校给她的报酬,即无法和她本人的全职工作工资相比,更赶不上审计会计的小时价。鉴于她的专业精神和对学校有多年的了解,学校财务从来没有纰漏。我几乎不用和她联络,也不必过问细节,即使学校转型为职工上税添加了成倍的工作量,一切也都处理得紧紧有条,也没有听到她提出加薪。就算做到这样,董事会里竟然还有人说付的工资过高了,还说在本地可以随便找到便宜的。这种想法和我们大手大脚地花钱去审计的行为是不是也差的太远了?

  和家长中的志愿者相比,我不愿用“雷锋精神”象征那些真心为学校出力的人。但唯有高尚的职业道德和责任感才能更好地解释教职员工的态度和成绩。因为在感谢家长和董事会成员们无私奉献的同时,我们必须认清家长们在工作上和学校没有契约。但任何一名员工,哪怕是每月只拿十块钱也表明了与学校的合同:一定要按时按规格地保证完成工作。在管理中,即使能理解老师的千难万难,如果家长的投诉而且教课没达到学校的要求,我也不得不解除聘约。令人钦佩的是,目前直接参与学校行政的只有刘斌和马敏夫妇是真正无偿地肩负着学校的电脑和网络的技术工作。考虑到本地高科技的工资水平,我只能为自己和学校找到这样的无价人才深感幸运。在我上任之前,学校的服务器本是在刘斌的家中运行的。就是有些人说三道四,议论刘斌的财务报销,后来学校只好尊重刘斌的意见专门租用了现在的办公室。个别人不负责任的言行总是给学校带来钱财或人才上的损失。
  学校的风气是民主的,言路也应该是开放的。我们没有单纯地抱怨流言蜚语的滋长。作为校长,我将一如既往坚持加强董事会、教职员工、和家长之间的联络,让学校的管理更透明,让相互的尊重和理解来提高信任。本着共同办学的思想,一个公益事业的组织适当地公开管理和焦点的讨论,对学校只有好处。无论多么严谨的制度,最终的决策和执行还是要凭着每个人心中的“一杆秤”。西北中文学校是培育子女、传播文化的课堂,也是我们为华人提供就业和活动的场所。对教师的聘用和培养,我们是以德育教育双标准来要求的。同时,我希望家长和董事们在以下几个方面给予更多的支持:一、理论联系实际,给管理出谋划策;二、维护公平原则,多倡导团队建设;三、明确发展目标,为远景描绘彩色。特别是董事会,家长精英中的精英,应该对学校的行政放心,不必陷入琐碎的小事中,也自信有领导一个团结集体的力量。

  学校已有的规模并不能给我们自傲的筹码。为了提升西北中文在本地区的实质性影响,仍有许多事情可做。在感谢社会各界的帮助时,我们也应该回馈社会,扩大服务对象,并处理好与其他团体的关系。例如学校的对外联络中,有两个单位多年来一直给予西北中文坚实的支持:西雅图华人联合会和中华人民共和国驻旧金山领事馆。前者不仅是学校的赞助机构之一,还固定邀请我校参加在中国城的各项活动。我期望西雅图分校能有更大的发展,为市区的老侨们带来更多的便利。在去年迎接胡锦涛的活动中,我们和这两个单位都有紧密的合作。今年领馆还专程把为我们申请的活动奖金交给学校。迎送远方的贵宾,是许许多多家长自愿参与的。我相信没有人是惦记着酬劳的。我们感谢领馆的心意,无需算计多少或和其他团体比较。
  领事馆签证组每年两次都会专程来西雅图并在我校设点为大家上门服务。虽然今年上半年的签证没能成行,我们应该尽量理解眼下领馆业务的繁重。为此,我还多次联络过领馆。得知他们实在无法分身后,也感到很遗憾,特别是担心这给不少家长带来不便。当时我曾想,如果说我们西北中文可以再做些什么的,那就是有联合其他社团的实力,让大家可以分享信息。比如说我们能统计出多少人等待签证的服务,以此强调来本地签证的必要性;或者一个广泛的联合性组织可以为领馆提供一些财力和住宿上的便利,邀请签证组来西雅图──当然并不是说金钱解决得了一切问题,但至少缓解一些领馆的压力,或许有可能从大陆加派人手。之所以谈及这些,主要是说明如同管理学校事务一样,大家在抱怨出现的问题时,如果能更多地为他人着想,集思广益针对解决方案,事情就有可能向好的方向发展,我们就走出了误区,前进了一步。

  最后,结合以往的经验,我愿意和大家分享对学校管理的两点建议。首先,我希望全校包括董事会和家长联合会把未来工作的重点切实地转移到对外资的吸引上。第二,提议学校加强董事会的职责和家长联合会对董事会的监督作用。围绕以上的构想,我们可以逐步尝试不同的措施,比如:赋予全体或个别董事成员具体的指标来为学校筹款,让其负全责调动可用资源;学校的收入盈余应有固定的比例分配给家长教师联合会,作为活动资金;或者在外资不足的情况下,向家长分摊执勤费;或者由家长联合会组织募捐自筹资金;没有解决外来收入的情况下,应节省地使用学校储备资金;在创建新项目时,应本着由探索而立规则,然后尽快放手转交下任的模式以利于学校培养管理人才并保持发展的速度;当家长或董事会以具体工作参与管理时,学校媒体或杂志可以有效地给予公报,这样即增进了学校和家长的了解,又提升了学校管理的威信;等等,等等。请大家仁者见仁、智者见智,共同为西北中文学校创造一个新的未来!

2007.3.30(未完待续)

Written by Divertida

2007-03-30 at 23:20

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